PARA COLOMBIA

FERRING PHARMACEUTICALS S.A.S. NIT 901.149.776 – 6 Domicilio: Bogotá Dirección: Carrera 7 No. 116-50, Piso 6

PARA MÉXICO

FERRING, S.A. DE C.V. Nemesio Díaz Riega 15, Isidro Fabela, 52000 Lerma de Villada, Méx., México

Si deseas someter una solicitación con respecto a sus derechos como Titular de Datos Personales, por favor, use el Formulario de Contacto

Objetivo

La presente Política de Tratamiento de la Información tiene como objetivo garantizar el adecuado cumplimiento de las normas aplicables en materia de protección de datos personales aplicables y poner en conocimiento el uso que FERRING le da a la información proporcionada por los Titulares, e informar sobre los procedimientos y mecanismos al manejo de los Datos Personales recopilados para las finalidades previstas con la autorización previa.

Legislación Aplicable

La presente Política de Tratamiento de la Información fue elaborada de conformidad con las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, en especial el Decreto 1377 de 2013 las disposiciones contenidas en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la LFPDPPP, RLFPDPPP y los Lineamientos aplicables.

Ámbito de aplicación

La presente Política de Tratamiento de la Información es aplicable al tratamiento de los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de FERRING, bien sea en calidad de Responsable y/o Encargado.

Definiciones

Para los efectos de aplicación de la presente Política, y en concordancia con lo establecido en el artículo 3 de la ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013 se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable, dirigido al titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante el cual se le informar acerca de la existencia de las políticas del tratamiento de la información, que le serán aplicables a sus datos, la forma de acceder a las mismas y la finalidad para la cual serán usados dichos datos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento. Puede ser automatizada o física de acuerdo a su forma de Tratamiento o almacenamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato Público: Aquel que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluyendo pero sin limitarse a datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Productos: Hace referencia a bienes o servicios.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia o México, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión/Remisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia o México cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Principios rectores aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Con el fin de garantizar el Tratamiento de Datos Personales que realice FERRING como Responsable y/o Encargado de la información, aplicarán los siguientes principios, en los términos del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 6 y sus correlativos de la LFPDPPP, así como del artículo 9 de la RLFPDPPP:

1. Legalidad/Licitud: El Tratamiento que realice FERRING sobre los Datos Personales estará sujeto a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables en la materia. El tratamiento que realice FERRING sobre los Datos Personales estará sujeto a lo establecido en la LFPDPPP, RLFPDPPP y demás normas aplicables en la materia.
2. Finalidad: El Tratamiento que realice FERRING obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular. En el caso de México el tratamiento que realice Ferring obedecerá a una finalidad legitima de acuerdo con lo establecido en el Aviso de Privacidad.
3. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de FERRING como Responsable y/o Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012.
7. Seguridad/Responsabilidad: La información sujeta a Tratamiento por FERRING como Responsable del Tratamiento y/o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Consentimiento: El Tratamiento de los datos personales que realice Ferring será siempre bajo el consentimiento correspondiente dependiendo de la naturaleza de los datos personales.
9. Información: El Tratamiento que realice Ferring sobre los datos personales será dado a conocer al Titular a través del Aviso de Privacidad cumpliendo con las disposiciones aplicables.
10. Lealtad: El Tratamiento establece la obligación de tratar los datos personales privilegiando la protección de los intereses del Titular y la expectativa razonable de privacidad.

Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012, en los términos de esta y en la LFPDPPP.

Los datos personales serán recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos, procesados y usados para todos aquellos aspectos inherentes a los Productos ofrecidos por FERRING y la ejecución de los contratos con clientes, usuarios, proveedores, empleados y demás colaboradores, lo que implica el uso de los datos serán usados para los siguientes fines:

Destinatarios de Campañas Educativas

1. Ser contactado, periódicamente mediante mensajes de texto, correo electrónico, correo físico, vía telefónica, y cualquier otro medio idóneo de comunicación para brindarle información y educación general acerca de temas de salud y calidad de vida e invitarlo(a) a reuniones y charlas educativas.
2. Trasferir o transmitir los Datos Personales a terceras personas en Colombia y en el exterior para su uso comercial, en especial a los aliados de FERRING que otorgarán los beneficios a los miembros de Plan M u otras campañas educativas, así como para el agendamiento de citas y el cumplimiento de las mismas.
3. Elaborar estudios de analítica y estadística con el fin de compartirlos con subsidiarias, matrices, empresas del grupo empresarial o socios vinculados al negocio de FERRING

Usuarios Finales

1. Almacenar las historias clínicas enviadas por los profesionales de la salud para dar cumplimento a las normas sobre farmacovigilancia y demás normas aplicables en la materia.
2. Contactarlos con el fin de dar cumplimiento a las normas aplicables en la materia para productos farmacéuticos, en especial sobre farmacovigilancia.
3. Transferir o transmitir los datos personales, a Encargados del Tratamiento en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para dar cumplimiento a las normas sobre farmacovigilancia aplicables en la materia.

Clientes

1. Cumplir las obligaciones contraídas por FERRING con sus clientes y usuarios.
2. Enviar información sobre los Productos que ofrece FERRING
3. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los Productos ofrecidos por FERRING.
4. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los Productos de FERRING, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por FERRING y/o por terceras personas.
5. Tratar los datos de los clientes y usuarios de FERRING suministrados por terceros para las finalidades aquí señaladas.
6. Trasferir o transmitir los Datos Personales a terceras personas en Colombia y en el exterior a titulo gratuito u oneroso para su uso comercial.
7. Transferir o transmitir los datos personales, de los clientes y usuarios de FERRING., a Encargados del Tratamiento en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para la ejecución de los contratos con los clientes por FERRING
8. Elaborar estudios de analítica que incluyan cualquier detalle relacionado con los Productos ofrecidos por FERRING. con el fin de compartirlos con subsidiarias, matrices, empresas del grupo empresarial o socios vinculados al negocio de FERRING.
9. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento a los contratos suscritos con los clientes y usuarios de FERRING

Proveedores

1. Para ejecutar los contratos con los proveedores de FERRING
2. Para referenciarlos con otras personas naturales o jurídicas.

Empleados

1. Para elaborar las hojas de vida.
2. Para ejecutar y cumplir con el contrato de trabajo y demás obligaciones que como empleador le corresponden por ley.
3. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
4. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras
5. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
6. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
7. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
8. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos y asistir en su utilización.
9. Transferir y transmitir la información de los empleados a Encargados del Tratamiento en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones y gestión de nómina.
10. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento al contrato de trabajo.

Finalidades aplicables a todos

1. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y proveedores, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad de los Productos de FERRING
2. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores en los términos de la Ley 1266 de 2008.
3. Controlar el acceso a las oficinas de FERRING, y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
4. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
5. Registrar los datos personales en los sistemas de información de FERRING y en sus bases de datos comerciales y operativas.
6. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas matrices, filiales, vinculadas, o subordinadas de FERRING ubicadas en Colombia o en el extranjero en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Conforme lo dispone la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

La Gerencia de FERRING. será la encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información. Cualquier solicitud debe ser enviada a través del Formulario de Contacto con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización otorgados por la ley y por esta Política de Tratamiento de Información.

Consultas

FERRING PHARMACEUTICALS S.A.S., FERRING S.A. DE C.V.,  dispone del Formulario de Contacto para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de edad titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de FERRING PHARMACEUTICALS S.A.S., FERRING S.A. DE C.V..

1. Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, en los términos señalados en le Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, FERRING recopilará toda la información sobre el titular que esté contenida las bases de datos de FERRING y se la hará conocer al solicitante.
2. El responsable de atender la consulta, según se señala en el numeral 4 arriba, dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su causahabiente, apoderado, representante, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la FERRING
3. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el titular para su comunicar su solicitud.
4. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por FERRING al Formulario de Contacto

Reclamos

FERRING dispone del canal Formulario de Contacto para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de edad titulares, formulen reclamos respecto de (i) datos personales tratados por la empresa que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de las normas aplicables en la materia.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios al canal Formulario de Contacto y deberá contener la siguiente información:

1. Nombre y documento de identificación del titular.
2. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
3. La dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
4. Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

FERRING antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato personal, su representante o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

• Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, FERRING requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado la Gerencia General dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
• Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de datos de FERRING donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La presente Política de Tratamiento de la Información de FERRING PHARMACEUTICALS S.A.S.  y FERRING S.A. DE C.V. rige a partir del 16 de febrero del 2022.

Los datos personales que sean recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos, procesados y usados permanecerán en la base de datos de FERRING, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para los cuales fueron recolectados.

FERRING PHARMACEUTICALS S.A.S.

NIT 901.149.776 – 6

FERRING S.A. DE C.V.